Hoe je responscijfers verbeteren? Doorloop de checklist!

Een vast taakje in elke Boekstart-bib aan het begin van het jaar: de Boekstart-responscijfers doorgeven aan Iedereen Leest. Wij vinden het niet alleen fijn en belangrijk om op te volgen hoe Boekstart loopt in Vlaanderen en Brussel, maar hebben ook een verantwoordingsplicht naar de Vlaamse Overheid om cijfers in het kader van Boekstart jaarlijks te rapporteren en te duiden. De Vlaamse Overheid investeert immers jaarlijks een grote som in Boekstart en wil daar uiteraard ook resultaten aan verbinden.

Het is dus voor ons niet alleen nuttig, maar ook belangrijk om een zo accuraat mogelijk beeld te krijgen van het aantal peutertassen dat uitgedeeld wordt in de bib. Waar het kan, helpt het ons ook om te weten of die Boekstart-pakketten met een bon of een herinneringskaartje worden opgehaald, en of een gemeente eventueel op een andere manier de ouders bereikt.  

Met andere woorden: hoe meer specifieke info we van een gemeente krijgen, hoe waardevoller voor ons en de verdere uitrol van Boekstart.

Sommigen plukken dat cijfer uit een bestand en sturen het meteen door, voor anderen betekent het opvragen van de cijfers een zoekwerk naar strookjes of een telwerk van resterende peutertassen. Dat willen we vermijden.

In de laatste mail waarin we de responscijfers opvroegen, vond je een excel-bestand om  het cijfer van jouw gemeente makkelijk bij te houden. Alle formules zitten erin, je hoeft enkel maar in te vullen hoeveel pakketten er werden opgehaald met een bon of eventueel met een herinneringskaartje. Het kan het werk voor jullie vereenvoudigen, en maakt het makkelijk om jaarlijks de cijfers aan ons door te geven! 
Vind je het Excel-bestand niet terug in je mail? Download het dan hier.

Er zijn een aantal basisacties om in iedere Boekstart-gemeente te realiseren. Die bundelden we in een Boekstart-checklist.
Neem de tijd om met je collega’s de checklist te overlopen en er een aantal actiepunten uit te halen. Zo kan je bij elk volgend intern Boekstart-overleg deze lijst erbij nemen om de acties te evalueren en volgende acties te formuleren. Je kan de checklist ook apart downloaden en afprinten.

Checklist boekstart

Communicatie

☐Boekstart is zichtbaar in de gemeente: huisartspraktijk, gynaecologenpraktijk, gemeentehuis, supermarkt, sporthal, kringwinkel, babywinkel, de kinderopvang, Huis van het Kind, het consultatiebureau, OCMW, opvoedingswinkel,… (gratis materialen daarvoor vind je in de Boekstart-webshop).
☐ De gemeente communiceert mee over Boekstart door bijvoorbeeld herinneringskaartjes te verzenden of adressen te bezorgen zodat de bib ze kan versturen. Herinneringskaartjes versturen verhoogt effectief de respons.
☐ Boekstart is zichtbaar op de website van de bib, met een woordje uitleg. Dat kan ook op de website van de gemeente.
☐ Boekstart wordt vermeld in de bibliotheekfolder.
☐ Boekstart komt af en toe aan bod als de bib een nieuwsbrief uitstuurt.
☐ Boekstart wordt jaarlijks in het gemeentelijk infoblad vermeld.
☐ Boekstart wordt vermeld op sociale media (met hashtag).
☐ De Boekstart-partners zetten het filmpje ‘Wat is Boekstart?’ in om ouders te informeren.
☐ Het Boekstart-filmpje ‘Wat is Boekstart?' wordt geprojecteerd op schermen, indien aanwezig in de bib (of in het Huis van het Kind) of in het gemeentehuis.
☐ Ouders worden gewezen op de Boekstart-website, waar heel wat boekentips te vinden zijn voor baby’s en peuters.
☐ De Boekstart-groeimeter krijgt een plaats in de bib. Achter de QR-codes op de groeimeter zitten voorleesfilmpjes voor ouders over boekjes ontdekken met baby’s en peuters.
De peuterpakketten

☐ Alle bibmedewerkers zijn goed geïnformeerd over Boekstart.
☐ Boekstart wordt minstens één keer per jaar besproken op een intern overleg.
☐ Ervaringen met ouders worden besproken op een intern overleg.
☐ Er is een algemeen scenario voor het uitdelen van de peuterpakketten.
☐ De responscijfers worden jaarlijks aan Iedereen Leest doorgegeven, intern geëvalueerd en besproken en er wordt gezocht naar een verklaring voor een eventuele daling.
☐ Er worden extra inspanningen geleverd om kwetsbare gezinnen te ontvangen en te begeleiden.

Boekstart-netwerk

☐De bib heeft een vast aanspreekpunt in het consultatiebureau en onderhoudt regelmatig het contact.
☐ De bib nodigt de vrijwilligers jaarlijks uit of gaat minstens een keer per jaar langs op een vrijwilligersvergadering.
☐ De bib blijft hen aanmoedigen en enthousiasmeren over Boekstart.
☐ De bib werkt samen met de kinderdagverblijven in de gemeente. Kinderdagverblijven kunnen uitgenodigd worden in de bibliotheek of er kunnen specifieke wisselpakketten voor uitleen aan kinderdagverblijven samengesteld worden.
☐ De bib werkt actief samen met de organisaties die voor de Boekstart-doelgroep werken: Huis van het Kind, kinderopvang, OCMW, dienst jeugd, opvoedingswinkel,…
☐ De bib organiseert samen met die Boekstart-partners activiteiten die doorgaan in de bibliotheek of sluit aan bij activiteiten die zij organiseren om de bib en het aanbod extra in de kijker te zetten.
☐ De Boekstart-partners zetten boekjes op welke manier mogelijk in de kijker en er is een duidelijke verwijzing naar de bibliotheek.
☐ De bib zit geregeld samen met de partners, evalueert Boekstart en stuurt bij waar nodig.

We merkten het al in de responscijfers van de bibs die er al mee aan de slag gingen: de herinneringskaartjes doen het goed. Zelfs extra goed in uitzonderlijke tijden waarbij ouders niet consequent op het consultatiebureau terecht kunnen. Ouders die geen bon kregen in het consultatiebureau, krijgen zo toch een Boekstart-uitnodiging, waar vaak gevolg aan wordt gegeven. Proberen maar! 

In dit bestand vind je verschillende schema's voor het versturen van de herinneringskaartjes. Kies de formule die het beste bij jouw werking past.
De adressen kan je opvragen bij het gemeentebestuur.

Je kan de herinneringskaartjes gratis bestellen via de webshop!

Is het conform de GDPR-regeling om adressen te gebruiken voor Boekstart-herinneringskaartjes?

We krijgen regelmatig vragen in verband met de GDPR-regeling en het gebruiken van de adressen om de kaartjes op te sturen. We hebben dit grondig onderzocht en nagevraagd en zijn blij dat Boekstart-mailings versturen nog steeds mag en in regel is met de privacywetgeving. Dat werd ons bevestigd door een specialist ter zake bij VVSG.

Gemeenten die hebben ingestemd om deel te nemen aan het Boekstart-programma hebben dit goedgekeurd op een gemeenteraad en/of college. In het kader van het uitoefenen van haar opdracht om het welzijn van haar burgers te bevorderen heeft de gemeente (en de bibliotheek) dan ook de volle bevoegdheid om in dit verband bv. een mailing uit te voeren. De GDPR staat hier onder geen beding in de weg.

Als je hierover meer wil weten, neem gerust contact met ons op!

Het is en blijft het streefdoel om minstens de helft van de ouders in je gemeente zover te krijgen de tas in de bibliotheek op te halen en zo het aanbod van de bibliotheek te leren kennen. We beseffen dat de situatie in iedere gemeente anders is en denken daarom graag mee hoe we Boekstart in jouw gemeente waar nodig een impuls kunnen geven. Loop je ergens op vast? Laat het ons weten! Wij bekijken graag mee wat er specifiek in jouw gemeente zou kunnen werken en kunnen putten uit heel wat praktijkvoorbeelden.

Het Boekstart-team is erg makkelijk ter bereiken op info@boekstart.be.